Jak zorganizować dokumenty? Propozycje segregatorów

Chaos w dokumentach nie tylko utrudnia pracę, ale także pochłania czas. Sterta nieuporządkowanych dokumentów może być przyczyną dekoncentracji, braku efektywności i niekiedy nerwowości pracowników. Wertowanie papierów strona po stronie w celu znalezienia właściwego papieru może być naprawdę męczącym zadaniem. Warto więc wprowadzić odpowiedni system organizacji dokumentów i wyposażyć firmę w artykuły biurowe ułatwiające utrzymywanie porządku. Niezbędne są segregatory na dokumenty, pomocne w codziennej archiwizacji papierów.

Chaos na półkach, bałagan na blacie biurka i nieład w szufladach oznacza jedno – trudności ze znalezieniem dokumentów w krótkim czasie. Praca biurowa staje się wtedy mniej wydajna, a szukanie odpowiednich papierów firmowych – żmudne i męczące. System organizacji dokumentów w firmie pozwala efektywniej pracować – ważna jest więc odpowiednia strategia obiegu i przechowywania różnego rodzaju papierów. 

Na początku należy ustalić kategorie dokumentów i sposób ich układania. Warto wiedzieć, że niektóre dokumenty muszą być archiwizowane do 5 lat, inne wystarczy przechowywać do 1 roku. Papiery z danej kategorii wkładamy do odpowiednich teczek na dokumenty. Podkategorie można wydzielić, biorąc pod uwagę czas, nazwę klienta, etc. Należy pamiętać o przyklejeniu etykiet na teczki i skoroszyty na dokumenty . 

Sprawna organizacja dokumentów będzie wtedy, gdy zastosujemy kod kolorystyczny na segregatory. W zależności od rodzaju papierów firmowych, łatwo będzie zlokalizować na pierwszy rzut oka, np. gdzie znajdują się dokumenty szefa, a w którym segregatorze schowane są papiery sekretarki. Warto zakupić segregatory na dokumenty w kilku kolorach i podzielić papiery na podstawowe tematy/działy/klientów. Koniecznie należy pamiętać o konsekwentnym wpinaniu każdego dokumentu do segregatora. 

Nie bez znaczenia jest sam obieg dokumentów w firmie – trzeba koniecznie prowadzić zasady przyjmowania, rozdzielania i wysyłania pism. Podstawą dobrej organizacji pracy jest ewidencjonowanie wszystkich papierów, które przychodzą do firmy – rachunków, umów, faktur, etc. 

Kluczowe są także proste zasady postępowania każdego dnia, m.in.: odkładanie papierów od razu na swoje miejsce, codzienne porządkowanie biurka, weryfikowania ważności i przydatności tego, co na nim zalega oraz określenie przeznaczenia szuflad, szafek i regałów firmowych. Warto podpisywać segregatory i teczki na dokumenty z przegródkami.

Do codziennej archiwizacji dokumentów potrzebne są akcesoria biurowe, takie jak: segregatory, teczki, skoroszyty i pudła archiwizacyjne . Rodzaj artykułów biurowych zależy od tego, jaki system przechowywania dokumentów wybierzemy i jakie mamy możliwości w firmie. Z pewnością wygodnym rozwiązaniem jest archiwizacja zawieszana, do której niezbędne są specjalne skoroszyty i teczki zawieszane . Mocuje się je w specjalnych szufladach i pudłach. Teczki na dokumenty posiadają etykiety lub szyld do szybkiej identyfikacji zawartości, dzięki temu szybko można znaleźć potrzebne faktury, umowy i innego rodzaju papiery firmowe. Niezbędne akcesoria biurowe do organizacji dokumentów to segregatory ringowe i dźwigniowe o formacie A4 i A5 . Równie potrzebne do archiwizacji są ofertówki, koszulki i przekładki do segregatorów. Przydać się także mogą pojemniki i kartony, w których można schować teczki na dokumenty, segregatory i inne akcesoria biurowe do organizacji. Równie pomocne są kartoteki na teczki i skoroszyty na dokumenty, w których wygodnie przechowuje się faktury. Artykuły biurowe z Warszawy lub innego miasta dostaniecie w sklepach stacjonarnych lub online - wystarczy tylko znaleźć odpowiedniego dostawcę.

Kupując artykuły biurowe w Warszawie, czy też w innym mieście, warto pamiętać o segregatorach na dokumenty. Z pewnością przydają się nie tylko w sekretariacie i recepcji firmy, ale także w księgowości, kadrach oraz w pokoju szefa czy prezesa. Dobrze jest więc zamówić segregatory w hurtowej ilości, bo nigdy nie wiadomo, kiedy mogą się przydać. Segregatory na dokumenty w ofercie GlobalOffice dostępne są w trzech formatach: A3, A4 i A5. To artykuły biurowe wiodących na rynku producentów wyposażenia biur, m.in. Esselte, Donau, Leitz i Bantex. Segregatory ringowe dostępne w sklepie GlobalOffice to produkty, które sprawdzają się do codziennej organizacji dokumentów. Mechanizm dwu- lub czteroringowy pozwala na swobodne zamykanie i otwieranie zawartości segregatora. Z łatwością można także przekładać dokumenty strona po stronie – bez konieczności każdorazowego wypinania. Segregatory na dokumenty Esselte są wykonane z folii polipropylenowej, która jest odporna na wilgoć, dzięki czemu zachowują swoją doskonałą jakość przez długi czas. W sklepie z artykułami biurowymi dostępne są także mniejsze segregatory bankowe Esselte do przechowywania wyciągów oraz segregatory na akta osobowe .